Do czego mała firma może wykorzystać ChatGPT?

Najważniejsze informacje z tego wpisu:

• Dowiesz się, dlaczego sztuczna inteligencja w małej firmie to przede wszystkim narzędzie do oszczędzania czasu, a nie autonomiczny pracownik.
• Zrozumiesz różnice między darmową a płatną wersją ChatGPT i ocenisz, która sprawdzi się u Ciebie.
• Poznasz gotowe do skopiowania szablony poleceń (prompty) ułatwiające obsługę klienta, tworzenie treści marketingowych oraz porządkowanie dokumentacji.
• Zobaczysz, jak w poprawny sposób rozmawiać z maszyną, aby otrzymywać użyteczne biznesowo odpowiedzi.
• Dowiesz się, jakich danych kategorycznie nie wolno wprowadzać do czatu i na czym polegają tak zwane halucynacje modeli językowych.

Darmowy czy płatny? Co wybrać na początek

Wiele osób testowało ChatGPT zaraz po jego premierze i zraziło się niską jakością odpowiedzi. Technologia rozwija się jednak bardzo szybko. Obecnie również darmowa wersja ChatGPT oferuje dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak analiza plików i danych czy korzystanie z aktualnych modeli. Zakres możliwości i limity mogą się jednak zmieniać, dlatego przed wyborem planu warto sprawdzić aktualną ofertę.

Różnica pojawia się w limitach. W darmowym planie po zadaniu kilkunastu czy kilkudziesięciu pytań narzędzie może tymczasowo zablokować dostęp do najnowszego modelu i przełączyć się na starszą, mniej dokładną wersję. Wariant płatny zwiększa te limity, zapewnia stabilniejszy dostęp w godzinach szczytu oraz oferuje bardziej zaawansowane narzędzia do analizy danych wgranych w plikach (np. arkuszach Excel). Decyzję o zakupie subskrypcji warto podjąć dopiero wtedy, gdy darmowa wersja zacznie realnie ograniczać tempo Twojej pracy.

Szybsza i sprawniejsza obsługa klienta

Odpisywanie na trudne maile, reklamacje i negatywne opinie to zadania, które często odkładamy na później. Wymagają one opanowania emocji, zachowania profesjonalnego tonu i dobrania odpowiednich słów. 

AI pomaga uporządkować odpowiedź i nadać jej spokojniejszy ton. Nadal jednak warto przeczytać wiadomość przed wysłaniem, szczególnie w przypadku reklamacji. Może zdjąć z właściciela część pracy związanej z redagowaniem, ale nie powinien podejmować decyzji za niego.

Rozwiązywanie trudnych spraw i reklamacji

Aby z tego skorzystać, nie musisz pisać długich wytycznych. Wystarczy podać narzędziu kontekst i określić ton odpowiedzi.

Gotowy szablon do skopiowania:

W ten sam sposób możesz generować szablony odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ) dotyczące godzin otwarcia, polityki zwrotów czy dostępności asortymentu, aby później wykorzystywać je w komunikacji mailowej.

Marketing bez zatrudniania agencji

Budżety marketingowe w mniejszych firmach są zazwyczaj mocno ograniczone, a regularne prowadzenie mediów społecznościowych czy bloga firmowego pochłania czas. ChatGPT daje najlepsze efekty wtedy, gdy ma od Ciebie konkretny materiał wejściowy. Kilka zdań o firmie, klientach i celu często wystarczy, żeby przygotował sensowny szkic posta czy maila.

Zamiast prosić narzędzie o "napisanie posta na Facebooka o oponach zimowych", powinieneś potraktować je jak copywritera, któremu dajesz konkretne wytyczne.

Gotowy szablon do skopiowania:

Narzędzie świetnie sprawdza się również przy redagowaniu i skracaniu tekstów. Możesz wkleić długi, techniczny opis produktu dostarczony przez producenta i poprosić o przekształcenie go w 3 krótkie, wypunktowane korzyści dla klienta końcowego.

Sprawdź również: Błędy, przez które firmy marnują potencjał ChatGPT w marketingu

Organizacja pracy i procedury

Większość małych firm opiera się na wiedzy, która istnieje wyłącznie w głowach właścicieli. Skutkuje to chaosem operacyjnym, gdy trzeba zastąpić pracownika na urlopie lub zrekrutować nową osobę. Spisywanie procedur jest nużące, dlatego mało kto robi to regularnie.

Zmiana chaosu w czytelne instrukcje

Zamiast zaczynać od pisania instrukcji od zera, możesz najpierw opowiedzieć, jak wykonujesz dane zadanie, a później zlecić ChatGPT uporządkowanie tych notatek. Możesz nagrać na dyktafon w telefonie chaotyczny wywód o tym, jak krok po kroku należy otworzyć lokal, obsłużyć kasę fiskalną i uruchomić ekspres do kawy. Po przepisaniu nagrania na tekst (wiele darmowych narzędzi, w tym aplikacja ChatGPT na telefon, robi to automatycznie), wklejasz transkrypcję do ChatGPT.

Gotowy szablon do skopiowania:

Rekrutacja i wdrażanie pracowników

Przygotowanie ogłoszenia o pracę, które przyciągnie właściwych kandydatów, rzadko wychodzi dobrze za pierwszym razem. Ogłoszenia małych firm często wyglądają identycznie i opierają się na oklepanych zwrotach ("młody, dynamiczny zespół").

Model językowy potrafi pomóc nie tylko w napisaniu samej treści ogłoszenia w oparciu o listę suchych wymagań, ale również w przygotowaniu procesu rekrutacyjnego. Możesz poprosić o listę nietypowych pytań na rozmowę kwalifikacyjną dla sprzedawcy w branży budowlanej, które sprawdzą jego umiejętności radzenia sobie ze stresem, a nie tylko wyuczoną formułkę z CV. Następnie, gdy kandydat zostanie zatrudniony, AI pomoże ułożyć harmonogram pierwszego tygodnia wdrożenia.

Jak formułować polecenia, czyli prompty?

Efektywność pracy z ChatGPT jest wprost proporcjonalna do jakości wprowadzanych poleceń. W branży używa się terminu "inżynieria promptów" (prompt engineering), co brzmi skomplikowanie, ale w praktyce sprowadza się do precyzyjnej komunikacji.

Maszyna nie domyśli się, czego potrzebujesz. Najlepsze wyniki osiągniesz, stosując prosty schemat budowy polecenia:

1. Rola: Kim ma być AI? (np. Jesteś doświadczonym księgowym, Jesteś copywriterem).
2. Kontekst: Jakie są tło i cel? (np. Moja firma sprzedaje oprogramowanie dla restauracji, chcemy dotrzeć do właścicieli lokali w małych miastach).
3. Zadanie: Co dokładnie ma zrobić? (np. Napisz maila ofertowego, podsumuj ten tekst).
4. Format: W jakiej formie chcesz otrzymać wynik? (np. użyj list punktowanych, tekst nie dłuższy niż 1500 znaków, tabela z trzema kolumnami).

Powyższa infografika została wygenerowana w kilkanaście sekund przez sztuczną inteligencję na podstawie jednego polecenia tekstowego. Zwróć jednak uwagę na literówkę w ostatnim kafelku z prawej strony. To doskonały dowód na to, że narzędzia AI niesamowicie przyspieszają pracę, ale ich wyniki zawsze wymagają ostatecznej weryfikacji przez człowieka.

Zamiast pisać "napisz mi ofertę", zbuduj polecenie z powyższych elementów. Zwykle już przy pierwszym takim porównaniu widać różnicę w jakości odpowiedzi.

W praktyce najczęściej problemem nie jest sam prompt, ale brak informacji potrzebnych do wykonania zadania. Im lepiej opiszesz sytuację, tym mniej poprawek będziesz musiał później nanosić.

Ograniczenia i ryzyka

Wdrażając jakiekolwiek narzędzie oparte na sztucznej inteligencji w firmie, należy zachować ostrożność. Podstawowym problemem modeli językowych są tak zwane "halucynacje". Gdy ChatGPT nie zna odpowiedzi, nie potrafi jednoznacznie przyznać się do niewiedzy. Zamiast tego z pełnym przekonaniem generuje fałszywe informacje, zmyśla statystyki, daty lub przepisy prawa. Dlatego wygenerowany tekst zawsze musi przejść weryfikację przez człowieka, zwłaszcza jeśli dotyczy twardych danych, kwestii podatkowych lub prawnych.

Kolejną kwestią jest bezpieczeństwo informacji. Do publicznych wersji czatów kategorycznie nie wolno wklejać danych poufnych. Obejmuje to umowy z kontrahentami, dane osobowe klientów, wyniki finansowe firmy oraz wszelkie informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. W zależności od ustawień konta i używanej wersji usługi dane mogą być wykorzystywane do ulepszania modeli. W przypadku informacji poufnych zawsze warto sprawdzić aktualne ustawienia prywatności.

Ostatnim aspektem są prawa autorskie. Kwestia praw autorskich do treści generowanych przez AI zależy od przepisów obowiązujących w danym kraju oraz od udziału człowieka w tworzeniu materiału. Dlatego w przypadku ważnych dla firmy treści warto sprawdzić zasady obowiązujące na rynku, na którym działasz. Warto mieć to na uwadze, zlecając maszynie tworzenie kluczowych dla firmy treści (np. głównego hasła reklamowego).

Od czego zacząć dziś?

Jeśli dziś masz jedno zadanie, którego odkładasz od rana, wrzuć je do ChatGPT. Po pięciu minutach będziesz wiedzieć, czy rzeczywiście oszczędza Ci czas, czy w Twojej firmie lepiej sprawdzi się w innych zadaniach. Może to być odpowiedź na maila od klienta, z którym zwlekasz od dwóch dni, albo przeredagowanie notatek z wczorajszego spotkania. 

Sprawdź w praktyce, jak szybko otrzymasz poprawny szkic i oceń, ile realnego czasu zaoszczędziłeś na samym procesie formatowania słów.