Event Storming - skuteczny sposób na usprawnienie procesów w firmie

Poszukiwanie sposobów na automatyzację to teraz wręcz konieczność, aby dogonić (lub oczywiście prześcignąć) konkurencję. Dlaczego? Przede wszystkim pozwala to na oszczędność na dwóch poziomach: czasu i pieniędzy. Skoro można zrobić coś, co wcześniej zajmowało długie godziny znacznie szybciej, z wykorzystaniem narzędzia opartego na AI, to dlaczego by tego nie zrobić? Pierwszym krokiem, który umożliwi zabranie się za usprawnianie konkretnych procesów, jest Event Storming.

Sprawdź także: “Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w automatyzacji procesów biznesowych?”.

Event Storming, czyli sposób na zautomatyzowanie procesów w Twoim biznesie

Zaczynając od definicji, Event Storming to warsztatowa technika, pomagająca zrozumieć i zwizualizować wszystkie procesy zachodzące w firmie, aby następnie znaleźć miejsca, gdzie można zrobić coś sprawniej, łatwiej i efektywniej.

Uznaje się go za narzędzie pomocne w rozwiązywaniu m.in. takich problemów w firmie jak:

• chaos w komunikacji,
• przepaść pomiędzy zespołami (np. zespół deweloperów nie ma pojęcia, czym zajmuje się zespół handlowy i odwrotnie),
• niekompletna wizja projektów,
• brak zaangażowania (wynikający często właśnie z nieprawidłowej komunikacji lub niewiedzy),
• używanie przestarzałych metod do radzenia sobie z problemami, na jakie są już znacznie lepsze rozwiązania.

Skąd wziął się Event Storming? Wyjaśnienie nazwy

Jeśli chodzi o powstanie tej metody, to opracował ją Alberto Brandolini, czyli włoski konsultant i entuzjasta Domain-Driven Design (DDD, czyli podejście do tworzenia oprogramowania opierające się na ścisłej współpracy pomiędzy ekspertami biznesowymi a deweloperami), w 2013 roku. Poszukiwał on skutecznej metody, dzięki której w prosty sposób będzie można rozłożyć złożone systemy w taki sposób, aby je lepiej zrozumieć. Wcześniej robiono to za pomocą dokumentacji, co było nieefektywne.

Jeśli chodzi o to, skąd wzięła się nazwa, to:

Event, czyli wydarzenie, to kluczowy element tej techniki, bo uczestnicy skupiają się przede wszystkim na identyfikacji zdarzeń, które zaszły w danym procesie, np. użytkownik wszedł na stronę. Stanowią one punkt wyjścia do dalszej analizy.

Storming to burza mózgów - uczestnicy mają aktywnie, bez formalności, dynamicznie zapisywać swoje pomysły na karteczkach, które potem przypinają na dużej tablicy. Choć początkowo zebrane informacje są nieuporządkowane, pozwala to na szybkie odkrywanie kolejnych elementów procesów.

Największą zaletą Event Stormingu jest jego uniwersalność. Z pomocą tego narzędzia można przeanalizować dowolny system, niekoniecznie związany z programowaniem i wykryć w nim problemy, jakie wcześniej trudno było dostrzec.

Skąd wiedzieć, że Twoja firma potrzebuje Event Stormingu? Kiedy go przeprowadzić?

Tak naprawdę chodzi tutaj głównie o elastyczność, więc nie ma jednego, konkretnego momentu, kiedy warto sięgnąć po tę technikę. Może to być na początku projektu, bo dzięki temu wszyscy, którzy będą brali udział w jego realizacji, dokładnie zrozumieją, jaki jest cel biznesowy, przewidzą możliwe problemy i dowiedzą się, jakie elementy są najważniejsze, a na jakie nie trzeba przeznaczać dużo czasu.

Event Storming można przeprowadzić też wtedy, kiedy w firmie zachodzą zmiany - to wręcz idealna okazja, aby zastąpić dawne, nieefektywne metody wykonywania konkretnych czynności nowymi, a przy tym je zautomatyzować - i w sytuacji, gdy występują trudności komunikacyjne. Z jego pomocą łatwiej będzie omówić np. nieformalne zasady, jakich trzeba się trzymać.

Sprawdź także: “Top 5 narzędzi automatyzujących tworzenie treści”.

Event Storming krok po kroku - jak to działa?

Przejdźmy teraz do praktycznego poradnika wraz z wyjaśnieniem, jak działa Event Storming krok po kroku.

Na początku - przygotowanie

Do warsztatów, jak w każdym przypadku, należy się przygotować. Aby dobrze to zrobić, trzeba pomyśleć o 3 filarach, a mianowicie:

• o uczestnikach - wszystkie kluczowe osoby powinny znajdować się na sali; trzeba pamiętać o tym, aby nie byli to np. tylko programiści, ale również pracownicy innych działów, mający wiedzę na temat tego, jak wyglądają poszczególne procesy,
• o materiałach - podstawa to duża, pusta przestrzeń na ścianie i karteczki samoprzylepne w różnych kolorach (najlepiej pomarańczowe, niebieskie i żółte); przydadzą się również pisaki,
• o celu - wyznacz sobie jeden główny cel warsztatów, jaki chcesz osiągnąć - może to być znalezienie miejsc do automatyzacji w sposobie działania całej firmy, ale także zmiana tylko jednego z wielu systemów, jak np. obsługa zwrotów zamówień.

Kolejny krok - faza odkrywania zdarzeń

To najważniejszy element tej techniki, w którym uczestnicy wypisują na pomarańczowych karteczkach wydarzenia dotyczące konkretnego procesu w czasie przeszłym, chronologicznie, tak, jak pamiętają.

Uznajmy, że analizujemy przypadek sklepu internetowego - przykładami zdarzeń mogą być:

• użytkownik kliknął dany produkt,
• produkt został dodany do koszyka,
• dane do wysyłki zostały wprowadzone,
• płatność została zaakceptowana,
• zamówienie zostało zapakowane,
• paczka została wysłana,
• klient otrzymał maila z potwierdzeniem wysyłki…

Celem tego etapu jest przeprowadzenie burzy mózgów - choć początkowo może wydawać się, że panuje jeden wielki chaos, pojawiają się powtórzenia, luki, bo ktoś czegoś nie pamięta, to właśnie tak ma to działać w tym momencie! To świetny wstęp do dalszych działań.

Porządkowanie i rozwijanie, czyli właściwa analiza

Kiedy każdy wypisze już to, co ma w głowie i ściana zapełni się pomarańczowymi karteczkami, można przejść do stopniowego układania całości. Należy dokładnie przeanalizować to, co napisali uczestnicy, a następnie ułożyć to w jednej, spójnej linii zgodnie z kolejnością i zależnością - w tym momencie wychodzą na jaw wszystkie ewentualne nieporozumienia i różnice w rozumieniu procesu.

Dodawanie kontekstu z pomocą innych typów karteczek

Kolejnym krokiem jest zaangażowanie innych kolorów karteczek - ma to za zadanie wzbogacić model.

• Niebieskie to komendy - czymś musiało być wywołane dane zdarzenie. Komendy, zapisywane na niebiesko, opisują to, co musiało się wydarzyć, aby nastąpiło zdarzenie, np. aby nastąpiło zdarzenie “produkt został dodany do koszyka”, ktoś musiał wykonać komendę “dodaj produkt do koszyka”.

• Zielone, czyli modele do odczytu - czyli informacje, które muszą być dostępne, aby podjąć daną decyzję lub wykonać daną komendę.

• Żółte są aktorami - to osoby wywołujące zdarzenia w systemie - może to być np. klient, analityk, admin itp.

• Różowe karteczki to systemy - są to punkty integracji z zewnętrznymi systemami, z którymi nasz proces wchodzi w interakcje. Przykład: zdarzenie “paczka została wysłana” jest często wywoływane przez “system firmy kurierskiej”.

• Czerwone/Fioletowe (Hotspoty): Służą do oznaczania problemów, ryzyk, obszarów wymagających dalszej eksploracji lub punktów niezgodności. Są to kluczowe elementy do wizualizacji obszarów problematycznych.

To najbardziej czasochłonny etap Event Stormingu, który może wydawać się zagmatwany, ale jeśli będziesz pilnować kolorów karteczek i odpowiednio skupisz się na danych etapach procesu, całość nabierze sensu.

Dalsza analiza i podział na konteksty

Kiedy tablica zostanie już wypełniona, można przejść do identyfikacji Kontekstów Ograniczonych (Bounded Contexts) - to spójne części, odpowiadające za dane fragmenty większego procesu, posiadające swój własny język i model.

Odnosząc się do podanego przez nas przykładu, w systemie zamawiania online można wyróżnić co najmniej 3 z nich:

• kontekst koszyka, odpowiedzialny za dodawanie produktów, naliczanie rabatów,
• kontekst płatności, odpowiedzialny za autoryzację płatności,
• kontekst logistyki, odpowiedzialny za kompletowanie i wysyłkę zamówienia.

To pozwala skupić się na pracy nad mniejszymi, niezależnymi częściami procesu, a to z kolei ułatwi znalezienie problemów i miejsc do automatyzacji, o których wcześniej nikt nie pomyślał.

Czy warto poświęcać energię na przeprowadzenie Event Stormingu w swojej firmie?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta - TAK, jeśli ustali się odpowiedni cel i rozumie sposób działania tej techniki. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, to świetny sposób na to, aby dotrzeć do drobnych, na pierwszy rzut oka nieistotnych elementów w firmie, które - jak może się okazać - pochłaniają czas, a wcale nie są efektywne.

Być może okaże się, że podczas Event Stormingu dotrzesz do miejsca, jakie można z łatwością zautomatyzować, skracając proces sprzedażowy i zwiększysz dzięki temu sprzedaż? Dojście do takich wniosków i wykrycie luk jest znacznie bardziej prawdopodobne poprzez wykonanie właśnie tak obszernej analizy warsztatowej.